El NIF definitivo es la identificación fiscal que tiene una sociedad una vez que se ha completado la documentación necesaria para acreditar correctamente su constitución ante la Agencia Tributaria. Si estás creando una empresa desde cero, normalmente pasarás primero por un NIF provisional y posteriormente por el definitivo.
Pero existe otra posibilidad. Si necesitas una sociedad que ya haya completado este proceso, puedes adquirir una empresa previamente constituida e inscrita que ya disponga de NIF definitivo. En VS Venta de Sociedades trabajamos precisamente como Gestoria en sociedades inactivas, gestionando tanto la compraventa como los trámites mercantiles y fiscales posteriores que pueda necesitar el nuevo titular.
Conviene aclarar algo desde el principio: comprar una sociedad constituida no significa obtener un NIF nuevo más rápido. Lo que se adquiere son las participaciones de una sociedad que ya existe y que puede disponer de su NIF definitivo antes de la transmisión.
¿Qué es el NIF definitivo de una empresa?
El NIF definitivo de una empresa es el número de identificación fiscal de la entidad una vez aportada ante la Agencia Tributaria la documentación necesaria para acreditar su constitución y, cuando corresponda, su inscripción en el registro público.
La normativa establece que el NIF de una persona jurídica tendrá carácter provisional mientras no se hayan aportado la escritura o documento fehaciente de constitución, los estatutos o documento equivalente y la certificación de inscripción registral cuando esta sea necesaria.
Esto permite distinguir dos momentos diferentes durante la creación de una sociedad:
| Situación | NIF provisional | NIF definitivo |
|---|---|---|
| Momento habitual | Durante el proceso de constitución | Una vez aportada la documentación pendiente |
| Inscripción registral | Puede estar todavía pendiente | Normalmente ya acreditada cuando resulta exigible |
| Modelo 036 | Casilla 110 para solicitar NIF | Casilla 120 para solicitar NIF definitivo |
| Acreditación | Puede aparecer “EN CONSTITUCIÓN” | Desaparece esa indicación |
| Carácter | Provisional | Definitivo |
La propia Agencia Tributaria establece actualmente que la solicitud del NIF definitivo mediante Modelo 036 se realiza marcando la casilla 120, cuando la entidad ya dispone de un NIF provisional.
¿Cambia el número al pasar de NIF provisional a definitivo?
Con carácter general, no debes entender el proceso como la sustitución por un identificador completamente distinto.
El NIF identifica a la persona jurídica y la normativa establece su invariabilidad salvo determinados supuestos, como un cambio de forma jurídica o nacionalidad. La AEAT explica además que, al asignarse el NIF definitivo a una entidad que ya tenía uno provisional, en la nueva tarjeta deja de aparecer la indicación “EN CONSTITUCIÓN”.
Por tanto, lo relevante es el cambio de carácter provisional a definitivo y la acreditación de que se ha completado la documentación exigida.
NIF definitivo y personalidad jurídica no son exactamente lo mismo
El NIF definitivo es una cuestión de identificación y situación fiscal ante la Agencia Tributaria. La adquisición de la personalidad jurídica propia del tipo social, en cambio, está vinculada a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil.
El artículo 33 de la Ley de Sociedades de Capital establece que con la inscripción la sociedad adquiere la personalidad jurídica correspondiente al tipo social elegido.
Por ello, no es exacto afirmar simplemente que una sociedad adquiere personalidad jurídica porque Hacienda le concede el NIF definitivo.
Durante el periodo anterior a la inscripción existe además un régimen específico para la sociedad en formación, incluyendo reglas particulares sobre la responsabilidad derivada de los actos realizados en su nombre.
Son dos procesos relacionados, pero jurídicamente no deben confundirse.
Registro Mercantil: determina la inscripción de la sociedad y los efectos societarios asociados a ella.
Agencia Tributaria: gestiona su identificación y situación censal, incluido el paso del NIF provisional al definitivo.
Cómo obtener el NIF definitivo de una sociedad
Para obtener el NIF definitivo cuando previamente se ha asignado uno provisional, la vía general es presentar una declaración censal de modificación mediante el Modelo 036 y completar la documentación pendiente.
La Agencia Tributaria señala que debe marcarse la casilla 120, “Solicitud de NIF definitivo, disponiendo de NIF provisional”.
1. Inscribir la sociedad cuando corresponda
En una Sociedad Limitada o una Sociedad Anónima, la escritura de constitución debe seguir el correspondiente proceso de inscripción en el Registro Mercantil.
La inscripción tiene especial importancia porque la documentación registral es uno de los elementos que permiten acreditar ante Hacienda que la sociedad ha completado su constitución.
2. Presentar el Modelo 036
Una vez que se dispone de la documentación necesaria, se presenta una declaración censal de modificación.
En ella se marca la casilla 120 y deben comunicarse además las modificaciones que se hayan producido respecto de los datos declarados cuando se solicitó el NIF provisional y que todavía no hayan sido comunicadas a la Administración.
3. Aportar la documentación pendiente
Para una sociedad mercantil, la AEAT señala entre la documentación necesaria la escritura pública o documento fehaciente de constitución, los estatutos y la acreditación de la correspondiente inscripción registral, cuando proceda.
La acreditación registral puede realizarse mediante certificado de inscripción o mediante la escritura con la correspondiente constancia de inscripción, según el supuesto.
La documentación exacta debe revisarse en cada expediente, especialmente cuando intervienen socios o administradores extranjeros, representantes, modificaciones realizadas durante la constitución u otras circunstancias particulares.
¿Cuánto tarda el NIF definitivo?
Una de las búsquedas más habituales es cuánto tarda el NIF definitivo.
El procedimiento publicado por la Agencia Tributaria establece actualmente un plazo de resolución de 10 días hábiles para la asignación del NIF.
Esto no significa que todas las sociedades vayan a recibir necesariamente la documentación definitiva exactamente al décimo día.
El plazo efectivo puede verse condicionado por la correcta presentación del expediente, la documentación aportada, posibles requerimientos o incidencias y los mecanismos de comunicación utilizados durante la constitución.
Además, no hay que confundir dos plazos distintos.
La normativa establece que, cuando se haya asignado un NIF provisional, la entidad debe aportar la documentación pendiente para obtener el definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el registro correspondiente o desde el otorgamiento de los documentos de constitución cuando no exista obligación de inscripción.
Por otro lado, si transcurre ese plazo o pasan seis meses desde la asignación del NIF provisional sin aportar la documentación, la Administración puede requerir a la entidad para que la presente.
¿Qué ocurre si no se solicita el NIF definitivo?
Dejar una sociedad indefinidamente con NIF provisional no es una buena solución.
Si no se aporta la documentación necesaria, Hacienda puede realizar un requerimiento otorgando un plazo para subsanar la situación.
El Reglamento establece que, transcurrido el plazo correspondiente o vencidos seis meses desde la asignación del NIF provisional, la Administración puede exigir la documentación pendiente. La falta de atención al requerimiento en tiempo y forma puede llegar a determinar, previa audiencia del interesado, la revocación del NIF asignado.
Por eso conviene revisar que, después de la inscripción de una sociedad, el expediente fiscal haya quedado realmente completado.
No basta con pensar que el proceso termina al salir de la notaría.
¿Se puede facturar con un NIF provisional?
Esta pregunta necesita algo más de precisión que un simple sí o no.
El NIF provisional existe precisamente para identificar fiscalmente a una entidad durante su proceso de constitución. Además, la normativa exige solicitar un NIF antes de realizar determinadas operaciones empresariales o profesionales, como entregas o adquisiciones de bienes y servicios, cobros, pagos o contratación de personal relacionados con la actividad.
El Reglamento de facturación exige que las facturas contengan el NIF del obligado a expedirlas, pero no establece en ese requisito que necesariamente deba tratarse de un NIF ya convertido en definitivo.
Por tanto, es demasiado simplista afirmar que un NIF provisional nunca permite facturar.
Otra cuestión diferente es la situación mercantil de una sociedad todavía no inscrita, el régimen de responsabilidad de los actos realizados mientras está en formación y las obligaciones censales que deban haberse comunicado antes de iniciar la actividad.
Si se quiere comenzar a operar antes de completar todo el proceso de constitución, conviene analizar el expediente concreto.
¿NIF definitivo y CIF definitivo son lo mismo?
La expresión CIF definitivo sigue utilizándose mucho en conversaciones, búsquedas de Google e incluso documentación empresarial antigua.
Actualmente, la denominación normativa es NIF, Número de Identificación Fiscal.
Desde la regulación que entró en vigor en 2008, las personas jurídicas y entidades disponen de un NIF para sus relaciones de naturaleza o trascendencia tributaria.
Por eso, aunque comercialmente continúes oyendo expresiones como “CIF de la empresa”, “CIF provisional” o “CIF definitivo”, técnicamente resulta más correcto hablar de NIF provisional y NIF definitivo.
¿Se puede conseguir un NIF definitivo sin esperar una nueva constitución?
Sí existe una alternativa si lo que realmente necesitas no es constituir obligatoriamente una sociedad nueva con una denominación concreta, sino disponer de una sociedad que ya esté constituida.
Puedes adquirir las participaciones de una sociedad previamente constituida, inscrita y con NIF definitivo.
La diferencia es importante: no estás solicitando que Hacienda te conceda más rápidamente el NIF de una sociedad nueva. Estás adquiriendo una persona jurídica que ya existe.
De hecho, la propia Agencia Tributaria contempla específicamente dentro del Modelo 036 las entidades constituidas para su posterior transmisión e identifica, entre otras, la sociedad limitada constituida para la venta y la sociedad anónima constituida para la venta.
Para estas entidades, la AEAT también regula expresamente el procedimiento para solicitar previamente su NIF definitivo.
Comprar una sociedad con NIF definitivo: qué debes comprobar
Que una empresa tenga NIF definitivo es importante, pero no debería ser la única comprobación antes de comprarla.
El NIF definitivo acredita su situación identificativa ante Hacienda, pero por sí solo no demuestra que la sociedad carezca de deudas, incidencias fiscales, obligaciones contables pendientes o problemas registrales.
Antes de comprar una sociedad ya constituida resulta recomendable verificar documentalmente, según las características de cada operación, su inscripción registral, administradores, capital social, situación censal, actividad previa, obligaciones fiscales y contables y posibles incidencias.
También debe comprobarse si, después de la compra, será necesario modificar el administrador, domicilio, denominación, objeto social, CNAE, titular real, socios u otros datos.
Especialmente importante es distinguir entre comprar una sociedad y comprar simplemente “un NIF”.
Lo que se transmite son las participaciones de una sociedad existente. Esa sociedad conserva su personalidad jurídica, historial, fecha de constitución y obligaciones.
Por ese motivo, comprar a un profesional no debería compararse únicamente por precio con adquirir una sociedad a un particular. Una sociedad aparentemente más barata puede requerir después actuaciones adicionales si existen problemas documentales, fiscales, contables o registrales que no se hayan revisado previamente.
¿Una sociedad con NIF definitivo puede empezar a facturar inmediatamente?
Tener NIF definitivo no significa automáticamente que todos los trámites necesarios para desarrollar cualquier actividad estén completados.
Tras adquirir una sociedad puede ser necesario presentar el correspondiente Modelo 036 para comunicar cambios y, cuando proceda, el inicio de actividad y la situación fiscal aplicable.
Dependiendo del proyecto también pueden existir autorizaciones, licencias, inscripciones sectoriales, obligaciones laborales o requisitos específicos que no dependen del NIF definitivo.
Por ejemplo, disponer de una sociedad constituida no implica automáticamente estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios, disponer de una determinada autorización administrativa o cumplir los requisitos exigidos para una actividad regulada.
El NIF definitivo resuelve una parte importante de la estructura jurídica y fiscal de la sociedad, pero no sustituye los requisitos propios de cada negocio.
Sociedades constituidas con NIF definitivo y gestión posterior
En VS Venta de Sociedades nos especializamos en la transmisión de sociedades españolas ya constituidas.
Antes de formalizar una operación es importante conocer qué se está comprando y disponer de documentación que permita revisar la situación de la entidad. La transmisión de las participaciones se formaliza ante notario y pueden prepararse simultáneamente los cambios societarios que necesite el comprador.
Después de la compra podemos continuar gestionando las actuaciones necesarias para adaptar la sociedad al nuevo proyecto: cambio de administrador, domicilio, objeto social, denominación, unipersonalidad, poderes, titularidad real, Modelo 036 y otros trámites mercantiles, fiscales, contables o laborales.
Comprar la sociedad es solo el primer paso.
Si necesitas una sociedad ya inscrita y quieres revisar las opciones disponibles, puedes consultar nuestra gestoria en sociedades constituidas y explicarnos qué actividad, capital, antigüedad, provincia y características necesitas.
Preguntas frecuentes sobre el NIF definitivo
¿Qué es exactamente el NIF definitivo?
Es la identificación fiscal de una entidad una vez aportada a la Agencia Tributaria la documentación necesaria para acreditar correctamente su constitución y, cuando sea exigible, su inscripción registral.
¿Cuál es la diferencia entre NIF provisional y definitivo?
El provisional identifica a la entidad mientras todavía está pendiente parte de la documentación necesaria para completar su constitución a efectos censales. El definitivo se asigna cuando esa documentación ha sido aportada y comprobada.
¿Qué casilla del Modelo 036 se utiliza para solicitar el NIF definitivo?
La Agencia Tributaria indica actualmente la casilla 120, “Solicitud de NIF definitivo, disponiendo de NIF provisional”.
¿Cuánto tarda Hacienda en dar el NIF definitivo?
La AEAT publica para este procedimiento un plazo de resolución de 10 días hábiles. El tiempo efectivo puede variar si existen defectos, documentación pendiente o requerimientos.
¿Cuánto tiempo tengo para pasar del NIF provisional al definitivo?
Cuando existe NIF provisional, la documentación pendiente debe aportarse en el plazo de un mes desde la inscripción en el registro correspondiente o, cuando no sea necesaria inscripción, desde el otorgamiento de los documentos de constitución.
¿El número del NIF cambia cuando pasa a definitivo?
Con carácter general, el paso a definitivo no debe entenderse como la creación de otra empresa ni como la asignación de una identidad fiscal completamente nueva. La acreditación deja de mostrar la indicación “EN CONSTITUCIÓN”, y la normativa establece el carácter invariable del NIF salvo determinados cambios como la forma jurídica o nacionalidad.
¿Puedo comprar una sociedad que ya tenga NIF definitivo?
Sí. Es posible adquirir las participaciones de una sociedad previamente constituida e inscrita que ya disponga de NIF definitivo. La propia AEAT contempla expresamente las sociedades constituidas para su posterior transmisión.
¿Comprar una sociedad con NIF definitivo significa que no tiene deudas?
No. Tener NIF definitivo no acredita por sí mismo la ausencia de deudas o incidencias. Son cuestiones diferentes. Antes de una compraventa deben realizarse las comprobaciones documentales adecuadas.
¿Una sociedad con NIF definitivo está automáticamente de alta para cualquier actividad?
No. El NIF identifica fiscalmente a la sociedad, pero la actividad, situación censal, IVA, retenciones, ROI y demás obligaciones o autorizaciones deben corresponder con la actividad que realmente vaya a desarrollarse.
¿Es correcto decir CIF definitivo?
Se sigue utilizando habitualmente y es una búsqueda frecuente, pero la denominación jurídica y fiscal actual es NIF definitivo.
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